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La problemática de los crecimientos acelerados

El objetivo de toda empresa es alcanzar éxito comercial, sin embargo, constantemente escuchamos quejas de empresas que a pesar de incrementar significativamente sus ventas, las ganancias parecen evaporarse.

Probablemente este sea un síntoma de un crecimiento acelerado y no reconocerlo a tiempo podría impedir la correcta adaptación de la administración al crecimiento de la empresa, lo que podría provocar pérdidas y en casos extremos, la quiebra. Es importante que cuando sienta que su empresa empiece a crecer, se asesore con especialistas en consultoría empresarial para evaluar los cambios administrativos u operativos aplicables a la nueva etapa de la compañía.

De todas formas, hay algunos síntomas que le pueden dar una idea de cuándo necesite hacer desajustes por un crecimiento acelerado:

Estructura organizacional

Las empresas con una organización horizontal, donde su administrador principal tiene control directo de del personal, son proclives a enfrentar dificultades en una situación de crecimiento. Esta situación convierte la capacidad de decisión de la figura principal en un cuello de botella. De esta manera los procedimientos que funcionaban a la perfección hace unos meses cuando las ventas eran de un millón de dólares, ahora con ventas tres veces mayores parecen no funcionar.

En estos casos, ¡enfrente el crecimiento!, haga una evaluación inmediata de la estructura de puestos y organícelas en una estructura vertical o piramidal, donde las responsabilidades administrativas sean delegadas.

Calificación del personal

En muchos casos hay colaboradores con poca capacidad de ser adiestrado en los nuevos procesos y las técnicas que son necesarias dentro del nuevo concepto administrativo. Dentro de este proceso de cambio es posible evaluar el personal y determinar los que pueden, por sus condiciones académicas y experiencias, asumir los nuevos roles. Aquellos que no son claves deben ser entrenados en los nuevos procesos y los que no responden a los entrenamientos deberían ser removidos de la organización.

Contabilidad

Dentro de un ambiente de crecimiento acelerado, el departamento de contabilidad puede atascarse en el proceso y mantenerse supliendo a la administración reportes financieros plagados de innumerables datos, difíciles de descifrar, los cuales consumen un excesivo tiempo y demoran la toma de decisión. De igual manera, estos reportes se reconocen por ciertos signos de deficiencias, producidos por la poca agilidad de funcionamiento: estados financieros inexactos y entregados con demoras, falta de preparación de tareas, como pueden ser las conciliaciones bancarias mensuales, y la determinación de los márgenes de beneficios por estimación y sin fundamentos aparentes.

Resulta imprescindible orientar al sistema de contabilidad para que se enfoque al flujo de información necesaria para guiar la empresa: reportes simples, y con las informaciones importantes y necesarias. De esta forma se debe considerar el definir las informaciones claves para evaluar la situación general del negocio, las comparaciones temporales o con estándares y la mejor forma de monitorear los resultados.

Ventas

El problema principal que tiende confrontar el área de ventas en estas situaciones son los créditos malos. En general, el aumento de las ventas puede traer un aumento sustancial de créditos malos, los cuales posteriormente se convierten en pérdidas. Aunque existe un aumento natural que produce el incremento del número de operaciones o clientes, es preciso que se determine las variaciones en monto y cantidad, y más importante que todo, la implementación de un esquema de crédito diferente orientando al encargado del área en la nueva realidad.

Control de inventario

Muchas empresas en procesos de crecimiento acelerados no tienen el suficiente financiamiento para lidiar con el cumplimiento de las apremiantes cuentas por pagar. Si es difícil elevar la empresa a un nuevo nivel de inventario, lo más razonable es hacer eficiente su manejo. Conociendo la diversidad de productos que comercializan.

Aunque podrían presentarse situaciones particulares, es común identificar problemas con devoluciones de mercancías, las cuales deben orientarse a un sistema adecuado para capturarlas y reorientarlas rápidamente y así evitar pérdidas por retención de mercancías malas, obsoletas o inservibles. En otros casos, la óptica sería enfocarse en diseñar un sistema de “back-order” que le asegure suplir eficientemente las necesidades de sus clientes o evaluar la cartera de productos orientándola a un inventario de rápida salida.

Almacén

En estos casos, el remedio recae en las soluciones tecnológicas que aumentan el nivel de control, identificación y ubicación de la mercancía para evitar el evidente congestionamiento de los espacios, pilas de mercancías similares dispersas en el almacén.

Compras

El incremento de las ventas produce un aumento en las compras, las cuales pueden caer en un ciclo frenético, si no se mantiene una disciplina orientada a optimizar el proceso. Un problema de visión en estos procesos es que la administración pierde la atención en los márgenes de beneficios y tiende a orientarse en el mejor precio, generando una disminución de los beneficios promedios.

Una empresa es un ente dinámico que responde a los estímulos del mercado donde se desarrolla. Su capacidad y movilidad ciertamente depende de la gestión de sus cuadros administrativos, pero igualmente parece tener un motor propio que la impulsa a las necesidades de su entorno. Intentar retraerla mientras inmersa en una dinámica de crecimiento acelerado puede automáticamente ocasionar su derrumbe o quiebra.

Autor: Pedro Chalas

Socio Director de Baker Tilly República Dominicana.

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